To materiał edukacyjny i nie zastępuje porady prawnej. Zanim wdrożysz AI w procesach kadrowych, skonsultuj konkretne rozwiązanie z prawnikiem i inspektorem ochrony danych. Przykładowe polecenia są ilustracją do dopasowania. Stan prawny: październik 2026.
W skrócie
- Dział HR może oddać AI przede wszystkim zadania tekstowe: bazę wiedzy dla nowych osób, odpowiedzi na pytania o urlopy i benefity, opisy stanowisk, komunikaty, plany szkoleń, podsumowania ankiet i szkice pism.
- Najprostszy start: poproś darmowy czat, na przykład ChatGPT w przeglądarce albo darmowe konto Claude lub Gemini, o plan pierwszego tygodnia dla nowej osoby na znanym Ci stanowisku. Plan opisuje stanowisko, a nie człowieka, więc nie wpisujesz danych kandydatów ani pracowników. Polecenie do skopiowania jest w sekcji Jak zacząć z AI w HR dziś, za darmo.
- Decyzje o ludziach zostają u człowieka. Art. 22 RODO chroni pracownika przed decyzjami opartymi wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeśli istotnie na niego wpływają.
- Rekrutacja, ocena pracy i przydział zadań na podstawie zachowania to w AI Act systemy wysokiego ryzyka, z obowiązkami od 2 grudnia 2027 r. Opisujemy je w osobnym artykule.
- Od 2 lutego 2025 r. w miejscu pracy obowiązuje zakaz systemów AI rozpoznających emocje pracowników, na przykład z obrazu twarzy albo głosu.
- Dane z akt osobowych wpisuje się tylko do narzędzi firmowych z umową powierzenia, a szkolenie działu HR jest najprostszym ze środków wspierających kompetencje, których wymaga art. 4 AI Act.
Do czego dział HR może używać AI?
Dział HR może używać AI wszędzie tam, gdzie powstaje tekst albo trzeba odpowiedzieć na powtarzalne pytanie: od materiałów dla nowej osoby, przez opisy stanowisk i komunikaty, po plany szkoleń i podsumowania ankiet. AI przygotowuje szkic, a człowiek go sprawdza i bierze odpowiedzialność za wynik.
Tabela zbiera siedem zastosowań, które opisujemy niżej, razem z tym, co w każdym z nich zostaje po stronie człowieka.
| Zastosowanie | Co robi AI | Co zostaje u człowieka |
|---|---|---|
| 1. Onboarding i baza wiedzy | Odpowiada nowym osobom na pytania na podstawie firmowych dokumentów i wskazuje, z którego pochodzi odpowiedź. | Człowiek dba o aktualność dokumentów i decyduje, które pliki trafiają do bazy. |
| 2. Pytania pracowników | Odpowiada na powtarzalne pytania o urlopy, delegacje i benefity. | Człowiek podejmuje każdą decyzję w indywidualnej sprawie pracownika. |
| 3. Opisy stanowisk i ogłoszenia | Zamienia notatki menedżera w opis stanowiska i szkic ogłoszenia. | Człowiek pilnuje neutralnych płciowo nazw stanowisk i informacji o wynagrodzeniu. |
| 4. Polityki i komunikacja | Szkicuje regulaminy i komunikaty, a język przepisów przekłada na pytania i odpowiedzi. | Prawnik albo kadry sprawdzają treść prawną i decydują, jak wprowadzić dokument. |
| 5. Plany szkoleń | Układa ścieżkę rozwoju z matrycy kompetencji i samooceny pracownika. | Przełożony ocenia pracę i decyduje o awansie. |
| 6. Ankiety i feedback | Grupuje otwarte odpowiedzi w tematy i liczy, jak często się powtarzają. | Człowiek chroni anonimowość odpowiedzi i wyciąga wnioski dla zespołów. |
| 7. Dokumentacja kadrowa | Pisze szkice pism, list kontrolnych i streszczenia zmian w przepisach. | Człowiek pilnuje danych osobowych i sprawdza wynik w aktualnym tekście ustawy. |
Z tabeli wynika prosty podział pracy: AI przyspiesza pisanie i wyszukiwanie, a ocena ludzi i decyzje w ich sprawach zostają w rękach kadr i menedżerów.
Ile firm używa AI w HR?
W Polsce AI wdraża mniej więcej co trzeci dział HR w średnich i dużych firmach, a liczba ta szybko rośnie. Według badania EY z lutego 2026 r. rozwiązania AI są wdrażane w 30% działów HR, wobec 18% rok wcześniej. Badanie objęło 499 średnich i dużych polskich firm i zostało przeprowadzone w czwartym kwartale 2025 r. Wzrost o 12 punktów procentowych w rok jest duży, ale nadal siedem na dziesięć działów HR w tej grupie nie wdraża AI.
Podobny obraz daje raport SHRM, amerykańskiego stowarzyszenia specjalistów HR, oparty na odpowiedziach 1908 osób. AI w funkcjach HR używa 39% organizacji. Tam, gdzie AI już pracuje, najczęściej trafia do rekrutacji (27%), technologii HR (21%) oraz szkoleń i rozwoju (17%). Rekrutacja wyraźnie prowadzi, a szkolenia i rozwój są dopiero na trzecim miejscu.
Jak zacząć z AI w HR dziś, za darmo?
Najprostszy pierwszy test to plan onboardingu, czyli wdrożenia nowej osoby w pierwszym tygodniu pracy. Dział HR zna takie plany na pamięć, więc łatwo oceni wynik. Do polecenia nie trzeba też wpisywać danych osobowych, bo plan opisuje stanowisko, a nie konkretnego człowieka.
- Otwórz darmowy czat. Najmniej kroków wymaga chatgpt.com: 5 października 2026 r. sprawdziliśmy z Polski, że odpowiada nawet bez logowania. Pomoc OpenAI pisze jednak, że w Unii Europejskiej ta możliwość jeszcze nie działa, więc jeśli strona poprosi o logowanie, załóż darmowe konto. Równie dobrze zadziała darmowe konto Claude na claude.ai albo Gemini na gemini.google.com, gdzie logujesz się kontem Google.
- Skopiuj polecenie poniżej i podmień stanowisko oraz branżę na swoje. Nie dopisuj imienia nowej osoby, jej CV ani warunków umowy.
- Pokaż wynik osobie, która zna to stanowisko, na przykład kierownikowi albo przyszłemu mentorowi. Ona najszybciej wyłapie punkty, które do Waszej firmy nie pasują.
Polecenie do skopiowania
Przygotuj plan pierwszego tygodnia pracy (onboarding) dla nowego handlowca w firmie, która wynajmuje ekspresy do biur. Odpowiedz tylko tabelą: dzień, co robi (maksymalnie 2 krótkie punkty), kto odpowiada (kierownik, mentor albo HR).
Układ planu ma sens: formalności i dostępy w poniedziałek, oferta i proces sprzedaży w środku tygodnia, pierwsze samodzielne telefony w piątek. Trzy miejsca trzeba jednak sprawdzić. Model założył, że firma ma showroom, choć polecenie o tym nie wspominało. W środę zaplanował przesłuchanie nagranych rozmów z klientami, a nagrania to dane osobowe klientów, więc ten punkt zostaje tylko wtedy, gdy firma już nagrywa rozmowy zgodnie z RODO i uprzedza o tym rozmówców. W piątek za dzień odpowiada kierownik, ale telefony odbywają się „pod okiem mentora”, więc kto naprawdę siedzi obok nowej osoby, musicie ustalić sami.
Do darmowych narzędzi nie wpisuj danych kandydatów ani pracowników: imion, CV, ocen, wynagrodzeń ani informacji o zdrowiu. Darmowy plan to konto prywatne, z którym firma nie ma umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Zadania na danych osobowych zostawcie na narzędzie firmowe, o którym piszemy przy dokumentacji kadrowej i w artykule ChatGPT a RODO.
Gdy plan z czatu przejdzie przez ręce kierownika, następnym krokiem jest pierwsze zastosowanie z listy poniżej: asystent, który odpowiada nowym osobom na pytania na podstawie Waszych dokumentów.
Jak wykorzystać AI w kadrach i HR? Siedem zastosowań
1. Onboarding i firmowa baza wiedzy
Nowa osoba w pierwszych tygodniach zadaje dziesiątki pytań, na które odpowiedź jest już w regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania albo w procedurach. Asystent AI podłączony do tych dokumentów odpowiada od razu i wskazuje, z którego pliku wziął odpowiedź, więc pracownik może ją sprawdzić u źródła.
Baza działa tak dobrze jak dokumenty, które do niej trafią. Zanim podłączysz pliki, usuń z nich dane osobowe i nieaktualne wersje, a każdemu dokumentowi przypisz właściciela, który poprawi go po zmianie przepisów. Inaczej asystent będzie pewnym tonem cytował regulamin sprzed dwóch lat.
Przykładowe polecenie
„Jesteś asystentem działu HR firmy [nazwa]. Odpowiadaj wyłącznie na podstawie załączonych dokumentów. Przy każdej odpowiedzi podaj nazwę dokumentu i punkt, z którego korzystasz. Jeśli odpowiedzi nie ma w dokumentach, napisz: »Nie znajduję tego w dokumentach, zapytaj dział kadr« i nie zgaduj.”
2. Odpowiedzi na pytania pracowników
Pytania o liczbę dni urlopu, rozliczenie delegacji albo zasady benefitów wracają co miesiąc. Czatbot w intranecie albo w komunikatorze firmowym odpowiada na nie z tej samej bazy wiedzy, a do kadr trafiają tylko sprawy nietypowe.
Granica przebiega przy decyzjach. Czatbot może wyjaśnić zasady udzielania urlopu, ale zgoda na urlop konkretnej osoby, premia czy zmiana warunków pracy zostają u człowieka. Art. 22 RODO daje pracownikowi prawo, by nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeśli wywołuje ona wobec niego skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na niego wpływa.
Od 2 sierpnia 2026 r. obowiązuje też art. 50 AI Act: rozmówca ma wiedzieć, że rozmawia z AI, chyba że to oczywiste. Obowiązek formalnie ciąży na dostawcy systemu, ale powitanie czatbota zwykle ustawia firma, więc niech asystent kadrowy od pierwszego zdania przedstawia się jako AI.
3. Opisy stanowisk i ogłoszenia
AI zamienia notatki menedżera („szukam kogoś do rozliczeń, Excel, angielski, praca hybrydowa”) w uporządkowany opis stanowiska: cel roli, zakres obowiązków, wymagania i warunki. Z tego samego opisu powstaje szkic ogłoszenia i lista pytań na rozmowę.
Od 24 grudnia 2025 r. przy ogłoszeniach obowiązuje art. 183ca Kodeksu pracy. Ogłoszenia o naborze i nazwy stanowisk mają być neutralne pod względem płci, a kandydat dostaje informację o początkowym wynagrodzeniu albo jego przedziale: w ogłoszeniu, przed rozmową kwalifikacyjną albo najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy. Polszczyzna domyślnie podsuwa formy męskie („księgowy”, „kierownik”), więc wymóg neutralnych form wpisz wprost w polecenie, a sposób ich zapisu ustal z prawnikiem.
Samo napisanie ogłoszenia z pomocą AI nie jest systemem wysokiego ryzyka. AI Act wymienia jednak w tej grupie kierowanie ogłoszeń o pracy do wybranych osób (zał. III pkt 4 lit. a), więc narzędzie, które samo decyduje, komu pokazać ofertę, wymaga już osobnej analizy.
Przykładowe polecenie
„Na podstawie notatek poniżej napisz opis stanowiska: cel roli, 5–7 obowiązków, wymagania konieczne i mile widziane, warunki pracy. Nazwę stanowiska i cały tekst zapisz w formie neutralnej pod względem płci. Zostaw miejsce na przedział wynagrodzenia: [od–do zł brutto]. Notatki: [wklej].”
4. Polityki i komunikacja wewnętrzna
Regulamin pracy, zasady pracy zdalnej czy komunikat o zmianie benefitów ludzie mają zrozumieć, zanim je podpiszą. AI przekłada język przepisów na pytania i odpowiedzi, skraca komunikat do pięciu zdań i przygotowuje jego wersje na intranet, maila i spotkanie zespołu.
Treść prawną sprawdza prawnik albo osoba odpowiedzialna w kadrach, bo model językowy potrafi podać nieistniejący przepis równie przekonująco jak prawdziwy. Gdy zespół zaczyna korzystać z AI na co dzień, pierwszym takim dokumentem powinna być polityka AI, czyli zasady mówiące, z jakich narzędzi wolno korzystać i jakie dane do nich wpisywać. Jej strukturę w 12 punktach rozpisujemy w artykule Polityka AI w firmie.
Chcesz, żeby kadry pracowały z AI na własnych dokumentach?
Na warsztacie Podstawy AI ćwiczymy na zadaniach Twojego zespołu: bazie wiedzy, ogłoszeniach i komunikatach. Program powstaje po audycie procesów w Twoim dziale.
5. Plany szkoleń i rozwój kompetencji
AI układa plan rozwoju z matrycy kompetencji dla stanowiska, samooceny pracownika i celów ustalonych z przełożonym. Proponuje kolejność tematów, materiały i sposób sprawdzenia postępów, a po szkoleniu szybko przygotuje quiz albo scenariusz ćwiczenia z trudnej rozmowy.
Granica przebiega przy ocenie. Jeśli system AI sam monitoruje i ocenia wyniki oraz zachowanie pracowników albo przydziela zadania na podstawie ich cech, AI Act zalicza go do wysokiego ryzyka (zał. III pkt 4 lit. b). Plan napisany z pomocą AI po rozmowie z przełożonym nie ma z tym nic wspólnego, ale narzędzie, które punktuje ludzi i podpowiada, kogo awansować, już tak.
6. Ankiety i analiza feedbacku
Przy kilkuset otwartych odpowiedziach z ankiety zaangażowania AI grupuje je w tematy, liczy, ile razy każdy wraca, i wybiera typowe cytaty. Człowiek sprawdza potem na próbce, czy tematy zgadzają się z tym, co ludzie naprawdę napisali.
Zanim wkleisz odpowiedzi, usuń imiona, nazwy działów i szczegóły, po których da się rozpoznać autora, bo w pięcioosobowym zespole nawet ogólny komentarz bywa podpisem. Ostrożności wymaga też AI Act. Od 2 lutego 2025 r. art. 5 ust. 1 lit. f zakazuje systemów, które wnioskują o emocjach pracowników, z wyjątkiem celów medycznych i bezpieczeństwa. Definicja z art. 3 pkt 39 mówi o wnioskowaniu na podstawie danych biometrycznych, więc pogrupowanie pisemnych odpowiedzi pod zakaz nie podpada. Narzędzie, które z mimiki na kamerze albo tonu głosu ocenia nastrój uczestników spotkania, może już pod niego podpadać.
7. Dokumentacja kadrowa
W dokumentacji kadrowej AI pomaga przy szkicach: pismach do pracowników, listach kontrolnych przy zatrudnieniu i rozstaniu, streszczeniach zmian w przepisach dla menedżerów. Streszczenie przepisu zawsze sprawdzaj w aktualnym tekście ustawy w ISAP, czyli internetowym systemie aktów prawnych Sejmu. Kodeks pracy ma nowy tekst jednolity z 1 września 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1245), a 5 listopada 2026 r. wchodzi w życie kolejna nowelizacja, więc model może znać tylko starsze brzmienie.
Danych z akt osobowych nie wpisuje się do narzędzi spoza listy zatwierdzonej przez firmę. Szczególnie dotyczy to danych o zdrowiu, na przykład ze zwolnień lekarskich, które RODO zalicza do szczególnych kategorii danych (art. 9). Narzędzie firmowe powinno mieć umowę powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), czyli kontrakt określający, co dostawca może z danymi robić, i wyłączone trenowanie modeli na Waszych danych. Warunki popularnych narzędzi porównujemy w artykule ChatGPT a RODO.
Gdzie kończy się bezpieczne AI w HR? Rekrutacja i ocena pracowników
Bezpieczne zastosowania kończą się tam, gdzie AI wybiera albo ocenia ludzi. Załącznik III pkt 4 AI Act zalicza do wysokiego ryzyka AI do rekrutacji i selekcji kandydatów oraz AI, które wpływa na decyzje o warunkach zatrudnienia, awansie i zwolnieniu, przydziela zadania według zachowania lub cech albo monitoruje i ocenia pracę.
Po zmianach wprowadzonych rozporządzeniem (UE) 2026/1744 obowiązki dla tych systemów zaczną się 2 grudnia 2027 r. Pracodawca będzie wtedy musiał między innymi uprzedzić przedstawicieli pracowników i samych pracowników, zanim uruchomi taki system (art. 26 ust. 7). Szczegóły opisujemy w artykule AI w rekrutacji a AI Act.
Co mówią RODO, Kodeks pracy i AI Act o AI w kadrach?
Żaden przepis nie reguluje AI w kadrach w jednym miejscu, ale granice wyznaczają trzy akty. RODO chroni dane pracowników i decyzje o nich, Kodeks pracy reguluje monitoring i ogłoszenia, a AI Act zakazuje rozpoznawania emocji w pracy i stawia wymagania systemom, które oceniają ludzi. W tabeli każdy przepis ma obok siebie praktyczny skutek dla działu HR.
| Przepis | Co mówi | Co to znaczy dla HR |
|---|---|---|
| Art. 22 RODO | Osoba ma prawo nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeśli decyzja wywołuje wobec niej skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na nią wpływa. | Decyzje o urlopie, premii, awansie i zwolnieniu podejmuje i uzasadnia człowiek. |
| Art. 9 i 28 RODO | Dane o zdrowiu należą do szczególnych kategorii danych, a dostawca, który przetwarza dane w imieniu firmy, potrzebuje umowy powierzenia. | Dane z akt osobowych trafiają tylko do narzędzi firmowych z umową powierzenia, a dane o zdrowiu najlepiej wyłączyć z AI. |
| Art. 223 § 4 Kodeksu pracy | Inne formy monitoringu niż kamery i kontrola poczty wolno stosować tylko wtedy, gdy są konieczne do organizacji pracy i właściwego użytkowania narzędzi pracy. | Narzędzie AI, które mierzy aktywność pracowników, wymaga wpisania celów do regulaminu pracy albo obwieszczenia i poinformowania ludzi 2 tygodnie przed uruchomieniem. |
| Art. 183ca Kodeksu pracy (od 24.12.2025) | Ogłoszenia o naborze i nazwy stanowisk mają być neutralne pod względem płci, a kandydat dostaje informację o wynagrodzeniu albo jego przedziale. | Ogłoszenie napisane przez AI sprawdzasz pod kątem form neutralnych i informacji o wynagrodzeniu. |
| Art. 4 AI Act (brzmienie od 27.07.2026) | Firmy podejmują środki, które wspierają rozwój kompetencji w zakresie AI wśród personelu, bez obowiązku gwarantowania konkretnego poziomu u każdej osoby. | Szkolenie działu HR i rejestr szkoleń dokumentują, że firma takie środki podjęła. |
| Art. 5 ust. 1 lit. f AI Act (od 2.02.2025) | Przepis zakazuje systemów AI, które wnioskują o emocjach osób w miejscu pracy, z wyjątkiem celów medycznych i bezpieczeństwa. | Firma nie używa narzędzi, które z obrazu twarzy albo głosu oceniają nastrój pracowników. |
| Zał. III pkt 4 AI Act (od 2.12.2027) | Rekrutacja, decyzje o warunkach pracy, awansie i zwolnieniu, przydział zadań według cech i ocena pracy to obszary wysokiego ryzyka. | Takie zastosowania wymagają osobnej analizy z prawnikiem jeszcze przed zakupem narzędzia. |
Z tabeli wynika, że zastosowania tekstowe z tego artykułu mieszczą się w zwykłych zasadach ochrony danych. Ostrzejsze obowiązki zaczynają się tam, gdzie AI obserwuje, ocenia albo wybiera ludzi.
Jak przeszkolić dział HR z AI?
Szkolenie z AI dla działu HR najlepiej oprzeć na jego własnych zadaniach: opisach stanowisk, odpowiedziach na pytania pracowników, ankietach i dokumentach kadrowych. Uczestnik powinien wyjść z gotowymi poleceniami do swoich zadań i jasną zasadą, jakie dane wolno wpisać do którego narzędzia.
W programie dla HR przydają się cztery bloki.
- Dane. Uczestnicy ustalają, co wolno wkleić, które narzędzia są firmowe i jak zanonimizować odpowiedzi z ankiety.
- Polecenia na własnych dokumentach. Zespół przygotowuje bazę wiedzy, opisy stanowisk i komunikaty na prawdziwych plikach działu.
- Sprawdzanie wyników. Uczestnicy ćwiczą sprawdzanie odpowiedzi w regulaminie albo w ISAP, zanim trafi ona do pracownika.
- Granice. Uczestnicy wiedzą, czego zabrania art. 22 RODO, kiedy narzędzie staje się monitoringiem w rozumieniu Kodeksu pracy i gdzie zaczyna się wysokie ryzyko w rekrutacji i ocenie.
Takie szkolenie wpisuje się w art. 4 AI Act, który od 27 lipca 2026 r. wymaga od firm środków wspierających kompetencje personelu w zakresie AI, bez gwarantowania konkretnego poziomu u każdej osoby. Rejestr szkoleń (kto, kiedy i z jakiego zakresu) to najprostszy dowód, że firma je podjęła. W cytowanym badaniu EY niemal 90% firm inwestuje w szkolenia z AI, a 43% szkoli całe zespoły.
Na warsztacie Podstawy AI pracujemy na zadaniach zespołu. Przed szkoleniem robię dwugodzinny audyt procesów i dopiero na jego podstawie układam agendę pod narzędzia i dokumenty firmy.
Co to znaczy dla Twojej firmy?
Pierwszy krok zależy od tego, jak dział HR korzysta dziś z AI. Tabela podpowiada go dla czterech typowych sytuacji.
| Sytuacja w firmie | Co zrobić w tym miesiącu |
|---|---|
| Dział HR nie korzysta z AI. | Zróbcie dziś test na planie onboardingu w darmowym czacie, bez danych osobowych. Potem wybierzcie jedno zadanie tekstowe, na przykład opisy stanowisk, i testujcie je przez miesiąc w narzędziu firmowym. |
| Kadry używają prywatnych kont czatbotów. | Dajcie zespołowi narzędzie firmowe z umową powierzenia i spiszcie, jakich danych nie wolno wklejać. |
| Planujecie czatbota do pytań pracowników. | Uporządkujcie dokumenty, wyznaczcie ich właścicieli i ustalcie, że decyzje w indywidualnych sprawach zostają u ludzi. |
| Dostawca proponuje AI do selekcji CV albo oceny pracowników. | Zróbcie analizę z prawnikiem przed zakupem, bo to wysokie ryzyko w AI Act z obowiązkami od 2 grudnia 2027 r. |
Najmniej ryzykowny jest pierwszy wiersz: test jednego zadania tekstowego w narzędziu firmowym nie dotyka decyzji o ludziach ani danych o zdrowiu, a po miesiącu pokazuje, ile pracy przejmuje AI.
Chcesz przeszkolić dział HR na jego własnych zadaniach?
Prowadzę warsztat Podstawy AI dla firm: 1 lub 2 dni, u Was w biurze albo online, w grupie do 15 osób. Przed szkoleniem robię audyt procesów, żeby ćwiczyć na Waszych dokumentach, a po warsztacie follow-up, czyli sprawdzenie, co weszło do codziennej pracy.
Najczęstsze pytania
AI w HR najlepiej sprawdza się przy zadaniach tekstowych: onboardingu i firmowej bazie wiedzy, odpowiedziach na powtarzalne pytania pracowników, opisach stanowisk, politykach i komunikatach, planach szkoleń, analizie otwartych odpowiedzi z ankiet i szkicach dokumentów kadrowych. AI przygotowuje szkic albo odpowiedź, a człowiek sprawdza wynik i podejmuje decyzje.
Najprościej w darmowym czacie, na przykład w ChatGPT w przeglądarce albo na darmowym koncie Claude lub Gemini. Poproś o plan pierwszego tygodnia dla nowej osoby na stanowisku, które dobrze znasz, i pokaż wynik kierownikowi tego stanowiska. Do darmowych narzędzi nie wpisuj danych kandydatów ani pracowników, bo to konta prywatne bez umowy powierzenia przetwarzania danych.
Art. 22 RODO daje pracownikowi prawo, by nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeśli wywołuje ona wobec niego skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na niego wpływa. Przepis przewiduje wąskie wyjątki, ale w kadrach bezpieczną praktyką jest, żeby decyzję o urlopie, premii, awansie czy zwolnieniu podejmował i uzasadniał człowiek. AI może przygotować informacje, które mu w tym pomogą.
Tylko do narzędzia firmowego, które ma umowę powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) i nie trenuje modeli na danych firmy, i tylko w zakresie potrzebnym do zadania. Prywatne konta czatbotów nie nadają się do danych z akt osobowych. Danych o zdrowiu, na przykład ze zwolnień lekarskich, najbezpieczniej nie wpisywać do narzędzi AI wcale, bo RODO zalicza je do szczególnych kategorii danych.
To zależy od zastosowania. Załącznik III pkt 4 AI Act zalicza do wysokiego ryzyka systemy do rekrutacji i selekcji, systemy wpływające na decyzje o warunkach pracy, awansie i zwolnieniu, przydzielające zadania na podstawie zachowania lub cech oraz monitorujące i oceniające pracę. Obowiązki dla nich zaczną się 2 grudnia 2027 r. Asystent, który pisze opisy stanowisk albo odpowiada na pytania z regulaminu, do tej grupy nie należy.
Nie. Od 2 lutego 2025 r. art. 5 ust. 1 lit. f AI Act zakazuje systemów AI, które wnioskują o emocjach osób w miejscu pracy, z wyjątkiem celów medycznych i bezpieczeństwa. Definicja z art. 3 pkt 39 dotyczy wnioskowania na podstawie danych biometrycznych, takich jak obraz twarzy czy głos, więc pogrupowanie pisemnych odpowiedzi z ankiety pod ten zakaz nie podpada. Takie odpowiedzi nadal chroni RODO.
Dobre szkolenie z AI dla HR opiera się na zadaniach zespołu: opisach stanowisk, pytaniach pracowników, ankietach i dokumentach kadrowych. Uczestnicy powinni wyjść z gotowymi poleceniami do swoich zadań, zasadą, jakie dane wolno wpisać do którego narzędzia, i wiedzą, gdzie zaczyna się wysokie ryzyko. Takie szkolenie jest też jednym ze środków wspierających kompetencje, których od firm wymaga art. 4 AI Act.